Risikomanagement in digitalen Projekten

Wir berichteten bereits über unsere „Level Up Meetings“, bei denen Menschen unterschiedlicher Unternehmen und Abteilungen remote zusammenkommen und über ein bestimmtes Thema diskutieren und ihr Wissen austauschen. Im letzten Level Up für dieses Jahr ging es um Risiken in digitalen Projekten und wie man mit diesen umgehen sollte.

Wie üblich für ein Level Up sammelten die Teilnehmer*innen ihre Themen auf einem Board und schon konnte es los gehen. Im folgenden Beitrag stellen wir einige Vorgehensweisen, Tools und Methoden vor, die im Risikomanagement angewendet werden. Außerdem beleuchten wir, welches die „typischen“ Risiken in digitalen Projekten sind und wie man diese effizient erkennt. 

Vorgehensweisen und Tools im Risikomanagement

"Risiken sind Ereignisse mit unsicherem Eintritt. Neben Bedrohungen bezieht dies folglich auch Chancen mit ein."
(Definiton des weltweiten Berufsverbandes Project Management Institute)

Es gibt unterschiedliche Vorgehensweise und Methoden, die sowohl bei der Risikoermittlung, aber auch im Umgang mit auftretenden Risiken sehr hilfreich sind:

Identifizieren

Bereits bei der Projektplanung sollten mögliche Risiken herausgearbeitet werden. Da kaum ein Projekt von Beginn an komplett zu überblicken ist, ist es wichtig, dass auch während des laufenden Projektes mögliche Risiken weiterhin identifiziert werden.

Umfeld kennen

Wichtig bei der Risikoermittlung ist die Konstellation des Projektteams. Sind alle Projektbeteiligten bekannt? Welcher Typ Mensch steckt jeweils dahinter? Sind es eher risikofreudige Charaktere? Und welcher Typ ist man selbst in seiner Rolle?

„Machen wir einfach“

Das agile Projektmanagement und die agile Arbeitsweise lassen einen besser auf eintretende Risiken reagieren. Beim eher klassischen Wasserfall Projektmanagement muss ein Risiko genau identifiziert und gekannt werden, um entsprechend abweichen oder reagieren zu können. Die Tragweite ist hierbei in der Regel wesentlich größer.

"Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das Befolgen eines Plans" 
(Leitsatz aus dem agilen Manifest)

Klare Kommunikation

Wo Menschen gemeinsam arbeiten und Neues erschaffen, muss kommuniziert werden. Insbesondere dann, wenn Risiken auftreten oder sich anbahnen. Mögliche Lösungen müssen erarbeitet und jedem bekannt sein.

Pre mortem Methode

Viele Methoden beschäftigen sich nach einem Projekt mit dessen (Miss-) Erfolg und analysieren, was gut und weniger gut lief, um daraus Schlüsse für zukünftige Projekte zu ziehen. Mit der pre mortem Methode muss das sprichwörtliche Kind gar nicht erst in den Brunnen fallen, denn das Projektteam analysiert bereits vorab die Gründe für das Scheitern eines Projektes. Dabei stellt man sich vor, wie das Projekt mit sehr schlechtem Ergebnis aussehen würde und nähert sich nach und nach den Ursachen. In einer gemeinsamen Session werden Lösungen erarbeitet, die eine Katastrophe verhindern könnten.

Risiken bewerten

Um ein Risiko zu bewerten, müssen unterschiedliche Blickwinkel der einzelnen Projektteilnehmer*innen betrachtet werden. Dabei konzentriert man sich in erster Linie auf den jeweiligen Impact des Risikos auf das Gesamtprojekt und ebenfalls auf die damit verbundenen Auswirkungen. Eine Skala kann hierbei helfen die Bewertung sichtbar zu machen.

5-Punkte Skala

Die 5-Punkte-Skala funktioniert so, dass jede*r Projektteilnehmer*in von 1 bis 5 bewertet ( „sehr hoch = 5 Punkte“ bis „sehr gering = 1 Punkt“) ,wie hoch bzw. groß aus eigener Sicht

• die Wahrscheinlichkeit ist, dass das jeweilige Risiko eintritt
• die Tragweite wäre, wenn das Risiko eintritt

Die Multiplikation der beiden Punktwerte ergibt eine sogenannte Risikozahl, die zwischen 1 und 25 liegt. Damit können auch bei rein qualitativen Angaben Risikozahlen aufgestellt werden, die untereinander vergleichbar sind.

Planning Poker

Das Planning Poker ist eine gute und beliebte Methode in spielerischer Form Anforderungen, Aufwände und Risiken zu schätzen und zu bewerten. Nachdem ein zu schätzendes Risiko genannt wird, wählt jede*r Mitspieler*in die Karte mit der Zahl aus, die aus der eigenen Sicht z.B. die Tragweite des Risikos bewertet. Durch die verschiedenen Blickwinkel kommt es unweigerlich zu unterschiedlichen Bewertungen und ein Austausch darüber beginnt. Mit neu gewonnenen Erkenntnissen und besserem Verständnis geht es in die nächste Runde des Spiels... 

Natürlich gibt es auch eine digitale Variante des Planning Pokers!

Typische Risiken in digitalen Projekten

Jedes Projekt ist individuell und bringt andere Herausforderungen mit sich, dennoch schlummern folgende Risiken häufig in Projekten.

• Nicht einheitliches Verständnis der Aufgaben. Es ist unklar, wann eine Aufgabe erfüllt oder erledigt ist
   Lösung: Schriftliche Zusammenfassung der gemeinsamen Termine und Bereitstellung dieser Zusammenfassung für alle Beteiligten.

• Zeitplan verschiebt sich und kann nicht einhalten werden
   Lösung: Vorausschauend sein - Veränderungen akzeptieren, annehmen und entsprechen handeln.

• Technische Hürden, die vorab nicht gesehen wurden
   Lösung: Expert*innen zur Beratung ins Boot holen. Meist gibt es Expert*innen zu vielen Themen im eigenen Unternehmen. Diese müssen nicht komplett ins Projekt mit eingebunden werden, können aber beratend zur Verfügung stehen und helfen dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
  

• Ressourcen brechen weg - zum Beispiel durch Krankheit 
   Lösung: Gibt es eine Vertretungsregelung? Können bereits andere Aufgaben bearbeitet werden?
  

• Risiko durch externe Dienstleister
   Lösung: Vieles lässt sich bereits im Vorfeld über SLA Vereinbarungen und Verträge genau regeln.

Risiken schnell und effizient erkennen

Ein häufig auftretendes Risiko bei digitalen Projekten sind unklare Aufgabenstellungen. Trotz gemeinsamen Kickoff Meetings sind Aufgaben nicht eindeutig klar definiert, sodass sie unterschiedlich verstanden werden können und demnach auch an unterschiedlichen Punkten als "erledigt" angesehen werden. Hierbei kann eine erfahrene und außenstehende Moderation in den Meetings helfen. Sie sorgt dafür, dass allen Teilnehmer*innen die unterschiedlichen Blickwinkel bewusst sind, diese verstanden werden und man gemeinsam auf einen Nenner kommt. 

Abschließend lässt sich sagen, dass eine klare und offene Kommunikation eine große Rolle im Risikomanagement spielt. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten die Aufgaben (gleichermaßen) verstehen und zugleich alle Sichtweisen berücksichtigen und akzeptieren.

Danke an alle Teilnehmer*innen, die uns in diesem Jahr mit ihrem Impact unterstützt haben und danke an unser Moderatorenteam! In 2022 geht’s weiter. Vorschläge und Wünsche zu möglichen Themen gerne per Mail oder Kommentar an uns.