Intranet Strategie: So etablieren Sie Ihr internes Werkzeug

Bei der Bewältigung von Aufgaben im Arbeitsalltag ist die betriebsinterne Kommunikation, die Auffindbarkeit und Nutzung von Ressourcen und die Verwaltung von Dateien von entscheidender Bedeutung. Ein Intranet kann zu einem nützlichen Werkzeug werden, um die Vernetzung der Mitarbeiter*innen sicherzustellen und Prozesse zu beschleunigen.

Inzwischen hat sich auch die Bezeichnung “Digital Workplace” etabliert, um zu verdeutlichen, dass das Intranet kein reines Kommunikations- und Informationsmedium ist, sondern gleichzeitig den Werkzeugkasten für die Aufgaben des Alltags bietet.

Erfahren Sie, welche Ziele Unternehmen mit einem Intranet verfolgen und welche Problemsituationen sich dadurch lösen lassen.

Features & Sicherheit: Wie funktioniert das Intranet?

Das Intranet (intra = Latein für “innerhalb”) ist im Gegensatz zum Internet (inter = Latein für “zwischen”) ein Netzwerk, das nicht nach außen geöffnet ist, sondern zur Lösung von innerbetrieblichen Problemen eingesetzt wird. Neben individuell programmierten Inhouse-Lösungen gibt es auf Saas-Angebote, die in der Regel auf monatlicher Basis abgerechnet werden.

Das Intranet wird meist über ein Local Area Network (LAN) realisiert, das eine Verbindung der angeschlossenen Geräte untereinander ermöglicht, aber einen Schutz vor unbefugten Eindringlingen von außen darstellt. Die Absicherung kann über Proxy-Server, Firewalls und die Einrichtung einer Demilitarisierten Zone (DMZ) erfolgen.

Somit ist sichergestellt, dass alle Inhalte vertraulich im Netzwerk des Unternehmens liegen. Auch SaaS-Angebote werden typischerweise auf eigenen Servern eingerichtet. Es gibt zwar noch die Möglichkeit, auf cloudbasierte Services zurückzugreifen, doch diese erfüllen nicht die klassischen Kriterien eines Intranets.

Lösungen & Ziele durch ein Intranet

Viele Unternehmen verfügen zwar über einen eigenen Server, aber die Ordnerstruktur steckt voller Limitationen. Kollaboratives Arbeiten und Kommunikationsmöglichkeiten sind stark eingeschränkt. Zudem fehlt es an Usability über eine angenehme Benutzeroberfläche.

Diese Probleme, die sich vor allen Dingen in Effizienzverlusten und einer hohen Fehleranfälligkeit zeigen, lassen sich mit einem Intranet gezielt angehen. In einem Intranet können zum Beispiel Informationen mit der gesamten Belegschaft geteilt werden und es kann eine Art Social-Plattform entstehen – mit Chat, Kommentarfunktion & anderen Features, die man sonst von sozialen Netzwerken kennt.

Das Ziel eines Intranets ist es, eine zentrale Oberfläche zu erschaffen, die als Ausgangspunkt für diverse betriebliche Problemstellungen fungiert und Lösungen anbietet:

Ich muss Kolleg*innen um Informationen bitten? Ich gehe ins Intranet!

Ich arbeite mit Kolleg*innen an einer Präsentation? Ich gehe ins Intranet!

Ich möchte eine Dokumentation mit Kolleg*innen teilen? Ich gehe ins Intranet!

Um diese Funktionen zu erfüllen, ist es aber erforderlich, Mitarbeiter*innen für die Nutzung des Intranets zu begeistern. Wie dies gelingt, erfahren Sie in unserer Guideline.

Fazit: Vor- & Nachteile des Intranets

Es lässt sich festhalten, dass das Intranet Möglichkeiten bietet, um die Zusammenarbeit von Mitarbeiter*innen zu fördern und einen Digital Workplace zu schaffen, der als zentraler Hub für sämtliche Aufgaben fungiert, die im Arbeitsalltag anfallen.

Vorteile des Intranets

• effizientere Arbeitsabläufe und ein deutlicher Zeitgewinn, wenn alle Mitarbeiter*innen sich von der Nutzung überzeugen lassen und die Kollaborativität leben, die das Intranet bietet
• mehr Sicherheit bei der Dateiverwaltung und Schutz vor externem Zugriff auf Daten, zudem weniger Gefahr von Datenverlust bzw. schlechter Auffindbarkeit von Dateien
• Bereitstellung einer zentralen Plattform mit einer angenehmen Benutzeroberfläche (= Digital Workplace), an dem alle Fäden zusammenlaufen

Nachteile des Intranets

• die Etablierung des Intranets kann sehr zeitintensiv sein und viel Kommunikation mit der (teilweise schwer zu überzeugenden) Belegschaft erfordern
• eine mögliche Verschlimmbesserung bestehender Prozesse, häufig ein Resultat mangelnder Partizipation durch Mitarbeiter*innen in der Strategiephase
• laufende Kosten bei Saas-Lösungen, aber auch durch möglichen nachträglichen Programmieraufwand

HDNET ist der Partner für erfolgreiche Intranet-Lösungen

Die Einrichtung des Intranets und der Rollout werden mit HDNET zum Erfolg. Wir verfügen über die nötige Erfahrung, um unsere Kund*innen technisch und strategisch zu unterstützen.

In diesem Zusammenhang verweisen wir gerne nochmals auf unser kostenloses Strategie-Whitepaper. Gerne stehen wir aber auch direkt für einen persönlichen Austausch zu Verfügung.

Whitepaper herunterladen