Wir machen´s einfach Remote!

In Zeiten von Corona sind kreative Lösungen gefragt! Gerade, wenn wir uns eigentlich auf einen Prozess geeinigt haben, der vorsieht, dass wir bei unseren Kunden vor Ort sind und auch sein wollen. Aber da es ohnehin alle betrifft, müssen auch irgendwie alle damit klarkommen. Wir führen unsere Termine einfach via Videokonferenz durch – und es klappt! 

Generell arbeiten wir nach Scrum. Das bedeutet, wir haben einen Regelzyklus, in dem wir mindestens drei größere (Review, Retrospektive und Planning) und an fast jedem Tag ein kurzes Meeting (Daily) abhalten. Darüber hinaus hat sich unser Produkt, das sogenannte „Big Picture“-Meeting bewährt, in dem wir vor unserer eigentlichen Arbeit an dem Projekt mit der Vision und der Erklärung des Projektes für alle Beteiligten starten.

Wie wir die Zusammenarbeit und unsere Workshops aktuell lösen: 

In der aktuellen Situation gehen Menschen zögerlich an solche wichtigen Meetings heran und fragen sich, ob dies Remote also z. B. per Videokonferenz genauso erfolgreich durchgeführt werden kann. Unsere Antwort darauf ist: Ja, wir können. Denn tatsächlich ist es so, dass Corona die Videokonferenz und alle anderen Homeoffice-tauglichen Möglichkeiten nicht erfunden hat und wir bereits vorher in den Genuss von solchen Telefon-, Video- oder Screensharing-Konferenzen gekommen sind. 

Es ist fast schon zu einfach. 

Wo man in Zeiten von „E-Mail für dich“ noch lästig Programme installieren musste und an einen asynchronen Informationsverteilungsgott glaubte, ist das heute in Zeiten von Apps und Co. alles viel einfacher. 

Während IT-Restriktionen das Installieren von Software verbieten, können wir heute als Alternative auf browserbasierte Software setzen, die genauso gut funktioniert. Ob Word oder Skype – viele der bekannten Anbieter haben eine Alternative im Browser vorzuweisen. Und im Gegensatz zu Meg Ryan und Tom Hanks im Jahre 1998 ist keine lästige Installation oder schwierige Konfiguration notwendig. 

Zusätzlich haben sich einige Programme auch darauf spezialisiert genau dieses Kommunikationsproblem, mit mehreren Teams über unterschiedliche Standorte zu arbeiten, abzufangen. Und dabei ist es nicht nur möglich eine Videokonferenz zu starten! Es können Bildschirme geteilt, auf Nachrichten reagiert oder an Dokumenten gemeinsam gearbeitet werden. 

Konkrete Beispiele 

In Remote-Meetings verwenden wir jede Menge Tools, die einem die Zusammenarbeit vereinfachen. Wir setzen sowohl auf kollaborative Tools, aber auch auf eine gute Moderation und Präsentation. Das bedeutet, dass wir zum Beispiel für die Erstellung von Notizen auf eine kollaborative Software, wie Microsoft Office 365 oder Confluence setzen. Hingegen wir bei der Vorstellung von Aufgaben auch auf nicht-kollaborative Technologien und eine entsprechende Moderation durch das Teilen des Bildschirmes setzen.  

In den folgenden zwei Beispielen möchten wir das erfolgreiche Zusammenwirken von Remote-Meetings mit den Standard-Meetings von Scrum und unserem Big Picture-Workshop verdeutlichen. 

Review, Retrospektive und Planning 

Eines von vielen beständigen Beispielen ist die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer weiteren Agentur, mit der wir gemeinsam einen entfernten Kunden betreuen – und das seit Jahren. Dafür haben wir uns neben den Standardtools, wie E-Mail, eigentlich nur an einem einzigen weiteren Tool bedient: Slack (alternativ Microsoft Teams). 

Slack ist ein Instant-Messanger, der es ermöglicht, sowohl größere Meetings durchzuführen, aber auch die allgemeine Kommunikation zu verschlanken. Neben der Chat-Funktion bietet Slack auch eine Videofunktion. Dabei können die Benutzer nicht nur das „Haste mal eben Zeit“-Gespräch, sondern auch ein größeres Meeting mit vielen Teilnehmern durchführen. 

Jeden zweiten Donnerstag treffen wir uns also für ca. 6-8 Stunden, um gemeinsam über die Arbeit der kommenden Wochen zu sprechen. Dabei sind wir insgesamt zwei Entwicklungsteams und das Kundenteam (Product-Owner). 

In der ersten Phase besprechen wir gemeinsame Themen der Review (Vorstellung der geleisteten Arbeit), gehen dann auseinander, um die Review in den jeweiligen Fachabteilungen zu führen. Darauf beginnt die Retrospektive in den jeweiligen Fachbereichen (Was können wir verbessern und was haben wir in den letzten Wochen gelernt?), um daraufhin die gemeinsamen Punkte der Retrospektive zu besprechen. Schließlich gehen wir die gemeinsamen Aufgaben durch und teilen uns dann wieder auf, um die Aufgaben der jeweiligen Fachbereiche zu besprechen. 

In den einzelnen Abschnitten nutzen wir diverse weitere Tools, um die Ziele der Meetings zu erreichen. So haben wir für die Review einfach eine Liste der vorzustellenden Punkte in unserem gemeinsamen Confluence (Wiki-Software) vorbereitet. Jeder kann und sollte vor dem Meeting die Liste aufrufen, um die Agenda für den ersten Punkt vor sich zu haben. Selbstverständlich arbeitet Confluence kollaborativ, sodass wir gemeinsam an dem Dokument arbeiten können. 

Weiterhin nutzen wir für die Durchführung der Retrospektive funretro.io. Die browserbasierte Software ermöglicht es, dass Benutzer einzelne Punkte, z. B. zu Pro/Contra, sammeln können. Die gesammelten Punkte werden dann über das Tool nach Priorität sortiert und über die Videokonferenz besprochen. 

Die kommende Arbeit wird darüber hinaus durch unterschiedliche Tools bewertet. So nutzen wir z. B. browserbasiertes Planning-Poker (Schätzen der Aufgaben) oder führen Magic Estimation (Relative Schätzmethode) einfach durch kollaboratives Arbeiten in einem Zeichendokument durch. Die Ergebnisse werden dann direkt in unser eigenes Ticketsystem (Jira), mit dem wir unsere Arbeit planen, übertragen. 

Unser Big Picture-Workshop

Im letzten Remote-Big Picture-Workshop ging es darum, dass ein zusätzliches Team in ein bestehendes Projekt integriert werden soll. Der Kunde benötigte weitere Kapazitäten, um das Produkt weiter voran zu treiben. Das bedeutet, dass wir gemeinsam von 8 auf 16 Projektentwickler und -entwicklerinnen aufstockten. Um das zusätzliche Team in das Projekt einzuführen, wurde für den Bereich und das zusätzliche Team ein Big Picture-Workshop durchgeführt. Daran haben die beteiligten Personen des Kunden, das neue Team, der jeweilige (Proxy-)Product-Owner und der Scrum-Master teilgenommen. 

Folgende Agendapunkte waren Teil des Remote-Big Picture-Workshops: 

• Welcome & Vorstellung 
• Vorstellung Product Vision 
• User Story-Mapping des zu entwickelnden Bereich 
• Planung des 1. Sprints und MVP Definition.

Die einzelnen Punkte konnten wunderbar mit den bei uns bereits verwendeten Tools abgearbeitet werden. Dabei haben wir als Konferenztool voll und ganz auf Microsoft Teams vertraut. Die Vorstellungsrunde funktioniert dabei ähnlich, wie bei einem Face-to-Face-Meeting: Ein Moderator oder eine Moderatorin führt kurz in das Meeting ein und übergibt dann zu den einzelnen Beteiligten, um sich vorstellen zu können. Zusätzlich ist die Moderation im Vorfeld noch kurz auf ein paar allgemeine Regeln zur Zusammenarbeit in der Remote-Kommunikation eingegangen. 

Bei der Vorstellung der Product Vision teilte der Product-Owner seinen Bildschirm, um die bereits vorhanden Präsentation für Interessenten im Unternehmen vorzustellen. Bei der Präsentation wurden Fragen gestellt, beantwortet und in die Tiefe des Produktes eingestiegen. Gesprächsnotizen wurden permanent in einem für alle freigegebenen Dokument geteilt. 

Für das User Story-Mapping haben wir uns dann einem weiteren Tool bedient: feautremap.io. Das Tool ermöglicht es, kollaborativ an einer Story Map zu arbeiten und Aktivitäten, Tasks und Features gemeinsam zu erstellen und zu beschreiben. 

Anschließend haben wir gemeinsam ein Set an Aufgaben festgelegt, welches als MVP definiert wurde. Damit soll das Produkt in erstmaliger Variante mit echten Benutzern und Benutzerinnen getestet werden. Abschließend wurden alle Aufgaben in ein Backlog in Jira übertragen, priorisiert und die Wichtigsten geschätzt, so dass das neue Team seine Arbeit beginnen konnte. 

Konkrete Tipps für die Zusammenarbeit 

Es ist sicherlich von Vorteil, wenn man sich bereits im echten Leben über den Weg gelaufen ist, aber unserer Meinung nach nicht zwingend notwendig. Denn die Regeln, die man aus der Kommunikation im echten Leben kennt, gelten auch für die Kommunikation z. B. in Remote-Workshops. Ein probates Mittel in unseren Workshops ist, dass die Moderation und die jeweilige Gruppe Regeln für die Zusammenarbeit vor dem eigentlichen Meeting festlegt:

• Wir unterbrechen uns nicht und lassen uns ausreden. 
• Wir sprechen langsam und deutlich. 
• Wir verwenden eine allgemein verständliche Sprache. 
• Wir notieren Fragen in einem gemeinsamen Dokument, welche durch die Moderation bzw. den oder die aktuell Vortragende/n geklärt werden. 
• Möchten wir einen Beitrag hinzufügen, melden wir uns via Handzeichen (Video) oder Textnachricht. 
• Wir sind stummgeschaltet, wenn wir keinen Redebeitrag haben. 
• Wir haben das Video angeschaltet und nehmen aufmerksam teil. 
• Wir planen unsere Pausen vorher und einigen uns auf die Länge der Slots zwischen den Pausen. 
• Wir planen auch kurze Pausen mit ein (5 Minuten Toiletten-Pause). 
• Wir melden uns „afk“ (away from keyboard) und wieder anwesend, wenn es eine unerwartete Unterbrechung gibt. 
• Wir schenken unsere Aufmerksamkeit dem Meeting und schließen alle nicht benötigten Programme. 
• Wir nutzen Emoticons für Reaktionen zu bestimmten Beiträgen. 
• Wir haben eine für alle Teilnehmer zugängliche Agenda.

Außerdem ist ein gemeinsames Verständnis der Technologie wichtig. Deshalb haben wir einen „Einführungsslot“ oder einen gesonderten Termin beim erstmaligen Zusammenkommen. Darin stellen wir kurz die Tools vor, mit denen wir das Meeting begleiten. Vorteil des Slots bzw. Termins ist, dass Probleme wie „Ich komm da nicht rein“ oder „Wie ist die Adresse noch gleich“ unabhängig vom Meeting geklärt werden können. Dazu bekommen alle Teilnehmenden eine Liste von Links und Tool, die Verwendung finden. 

Diese Tools unterstützen uns dabei 

Es gibt wahrscheinlich tausende Tools, die man an dieser Stelle aufzählen könnte. Hier ist ein kleiner Auszug aus den Tools, die wir verwenden, um unsere Zusammenarbeit zu erleichtern: 

Erfassen von Aufgaben, User Stories und priorisieren von Backlogs 

• Jira 
• Mural 

Kollaboratives Arbeiten an Dokumenten 

• Microsoft Office 365 
• Google Docs 
• Confluence  

Kommunikation 

• Microsoft Teams 
• Slack 

Scrum & Co. 

• funretro.io 
• miro.com 
• featuremap.io 

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