Die Entscheidung für ein Digitalisierungsprojekt ist gefallen, doch was sind nun die nächsten Schritte? Wie findet man den richtigen Einstieg in das Thema? Was muss berücksichtigt werden, damit die richten Prozesse effizient, schnell und wirtschaftlich digitalisiert werden?
Eines steht fest:
Die Digitalisierung eines Geschäftsprozesses ist mehr als nur die Implementierung einer Software. Wer die Erwartung hat mit dem Kauf einer Software sei das Thema erledigt, wird schnell lernen, dass dem nicht so ist.
Bei Digitalisierungsprojekten gibt es eine Vielzahl an Komponenten, die es zu berücksichtigen gilt, um erfolgreich zu sein. Es geht darum, Informationen schneller verfügbar zu machen, Prozesse transparenter und schneller abzubilden und Schnittstellen zu integrieren. Ebenso Mensch und Technik zu verbinden und hier optimale Workflows zu gestalten, die das tägliche Arbeiten mit Kollegen und Kunden vereinfachen und zudem Kosten einsparen.
Um hier ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen, ist es sinnvoll, Digitalisierungs-Profis mit an Bord zu holen, wie HDNET. Als Spezialist für die Entwicklung von individuellen Portalen kennt HDNET die Herausforderungen bei Digitalisierungsprojekten und gibt Input zu Optimierungs- und Einsparungsmöglichkeiten.
Um alle Stakeholder des Prozesses von Beginn an aktiv zu beteiligen, werden Workshops und Interviews mit möglichst allen am Prozess Beteiligten durchgeführt. So wird eine Akzeptanz für Veränderungen hergestellt und fördert die Motivation, auf die Prozessgestaltung aktiv Einfluss zu nehmen. Im Verlauf der Konzeption werden themenspezifische Reviews mit Kleingruppen durchgeführt.
Ebenso unterstützt HDNET auf Wunsch kundenseitig bei der Gründung einer internen Task Force: HDNET unterstützt seine Kunden bei der Teamzusammenstellung und bringt diesem Team in einer Schulung die Grundsätze des agilen Arbeitens näher, um Weiterentwicklungen zukünftig aus dem Unternehmen heraus betreiben zu können. Somit wird die notwendige Akzeptanz bei den Mitarbeitern im Unternehmen geschaffen.
Anhand einer groben Kalkulation des Umsetzungsaufwands für den Prozess bzw. die Prozessanpassung erfolgt im Verhältnis zum Ziel der Prozessverbesserung eine Kosten-/Nutzen-Abwägung und ROI-Berechnung. Darauf basierend kann eine Empfehlung für die Umsetzung abgegeben werden.
Im Rahmen der Konzeption wird eine Priorisierung der einzelnen Elemente vorgenommen. Diese orientiert sich an der Zielsetzung der Prozessverbesserung und der zu erwartenden Aufwände bzw. der Komplexität für die Umsetzung.
Im Umsetzungskonzept werden die einzelnen Schritte/Elemente der Prozessverbesserung dargestellt, deren Herleitung aus den Anforderungen erläutert und Ansätze für die Umsetzung und Anbindung an bestehende/externe Systeme gegeben. Das Konzept beinhaltet eine Empfehlung zur Priorisierung der einzelnen Schritte anhand der Kosten-/Nutzen-Abwägung.
Grundsätzlich ist eine Analyse der bestehenden Prozesse die Basis für die erfolgreiche Umsetzung des Digitalisierungsprojektes. HDNET erarbeitet hier zusammen mit dem Kunden folgende Fragestellungen:
Erst nach dieser Analyse kann eine Empfehlung abgegeben werden und Kunden erhalten ein professionelles Dokument, in dem die identifizierten Potentiale und Ansatzpunkte für Verbesserungen aufgeführt werden.
Im Anschluss wird gemeinsam mit dem Kunden eine Vision des zu digitalisierenden Geschäftsbereichs/Geschäftsprozesses, erarbeitet und ein SMARTes Ziel definiert, das durch den (verbesserten) Prozess erreicht werden soll. Ebenso werden KPIs festgelegt, welche angewendet werden sollen.
Vision und Ziel werden anschaulich dokumentiert und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt.
Mit dieser Basis steht der erfolgreichen Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes nichts mehr im Weg!