Prozessconsulting bei Digitalisierungsprojekten

Die Entscheidung für ein Digitalisierungsprojekt ist gefallen, doch was sind nun die nächsten Schritte? Wie findet man den richtigen Einstieg in das Thema? Was muss berücksichtigt werden, damit die richten Prozesse effizient, schnell und wirtschaftlich digitalisiert werden?

Eines steht fest:
Die Digitalisierung eines Geschäftsprozesses ist mehr als nur die Implementierung einer Software. Wer die Erwartung hat mit dem Kauf einer Software sei das Thema erledigt, wird schnell lernen, dass dem nicht so ist.

Bei Digitalisierungsprojekten gibt es eine Vielzahl an Komponenten, die es zu berücksichtigen gilt, um erfolgreich zu sein. Es geht darum, Informationen schneller verfügbar zu machen, Prozesse transparenter und schneller abzubilden und Schnittstellen zu integrieren. Ebenso Mensch und Technik zu verbinden und hier optimale Workflows zu gestalten, die das tägliche Arbeiten mit Kollegen und Kunden vereinfachen und zudem Kosten einsparen.

Um hier ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen, ist es sinnvoll, Digitalisierungs-Profis mit an Bord zu holen, wie HDNET. Als Spezialist für die Entwicklung von individuellen Portalen kennt HDNET die Herausforderungen bei Digitalisierungsprojekten und gibt Input zu Optimierungs- und Einsparungsmöglichkeiten.

Wie geht das Team von HDNET bei einem Digitalisierungsprojekt vor?

Stakeholder Involvement

Um alle Stakeholder des Prozesses von Beginn an aktiv zu beteiligen, werden Workshops und Interviews mit möglichst allen am Prozess Beteiligten durchgeführt. So wird eine Akzeptanz für Veränderungen hergestellt und fördert die Motivation, auf die Prozessgestaltung aktiv Einfluss zu nehmen. Im Verlauf der Konzeption werden themenspezifische Reviews mit Kleingruppen durchgeführt.

Interne Taskforce

Ebenso unterstützt HDNET auf Wunsch kundenseitig bei der Gründung einer internen Task Force: HDNET unterstützt seine Kunden bei der Teamzusammenstellung und bringt diesem Team in einer Schulung die Grundsätze des agilen Arbeitens näher, um Weiterentwicklungen zukünftig aus dem Unternehmen heraus betreiben zu können. Somit wird die notwendige Akzeptanz bei den Mitarbeitern im Unternehmen geschaffen.

Kosten-/Nutzen-Abwägung / ROI-Berechnung

Anhand einer groben Kalkulation des Umsetzungsaufwands für den Prozess bzw. die Prozessanpassung erfolgt im Verhältnis zum Ziel der Prozessverbesserung eine Kosten-/Nutzen-Abwägung und ROI-Berechnung. Darauf basierend kann eine Empfehlung für die Umsetzung abgegeben werden.

Priorisierung

Im Rahmen der Konzeption wird eine Priorisierung der einzelnen Elemente vorgenommen. Diese orientiert sich an der Zielsetzung der Prozessverbesserung und der zu erwartenden Aufwände bzw. der Komplexität für die Umsetzung.

Umsetzungskonzept

Im Umsetzungskonzept werden die einzelnen Schritte/Elemente der Prozessverbesserung dargestellt, deren Herleitung aus den Anforderungen erläutert und Ansätze für die Umsetzung und Anbindung an bestehende/externe Systeme gegeben. Das Konzept beinhaltet eine Empfehlung zur Priorisierung der einzelnen Schritte anhand der Kosten-/Nutzen-Abwägung.

Fragestellungen Prozessanalyse

Grundsätzlich ist eine Analyse der bestehenden Prozesse die Basis für die erfolgreiche Umsetzung des Digitalisierungsprojektes. HDNET erarbeitet hier zusammen mit dem Kunden folgende Fragestellungen:

Status Quo

Wie läuft der Prozess derzeit ab? Welche Beteiligten gibt es?
Welche Systeme kommen zum Einsatz?
Was ist das Ergebnis des Prozesses?

Anforderungen intern

Welche Anforderungen gibt es von den Prozessbeteiligten im Unternehmen?
Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Prozessen/Systemen, die berücksichtigt werden müssen?
WelchenProbleme gibt es im aktuellen Prozess? Was fehlt im Prozess?
Was macht den Prozess kompliziert bzw. sorgt für zusätzliche/manuelle Arbeit?

Zielgruppen-Analyse

An wen richten sich Prozesse?
Wer sind die Nutzer und welche Erwartungen haben diese?
Was brauchen die Nutzer, um effizient arbeiten zu können?

Anforderungen extern

Welche externen Beteiligten (z.B. Lieferanten, Kunden etc.) gibt es im Prozess? Welche Anforderungen haben diese?
Mit welchen Systemen/Prozessen bei Externen muss der Prozess funktionieren?
Welche Probleme gibt es im aktuellen Prozess? Was fehlt im Prozess? Was macht den Prozess kompliziert bzw. sorgt für zusätzliche/manuelle Arbeit?

Analyse der Rahmenbedingungen (organisatorisch und technisch)

Wo in der Organisation ist der Prozess verortet?
Wer hat Einfluss auf den Prozess/kann über Anpassungen entscheiden?
Welche (IT-)Systeme werden vom Prozess beeinflusst?
In welcher IT-Umgebung läuft der Prozess?
Welche Budget-/Zeitvorgaben gibt es?

Erst nach dieser Analyse kann eine Empfehlung abgegeben werden und Kunden erhalten ein professionelles Dokument, in dem die identifizierten Potentiale und Ansatzpunkte für Verbesserungen aufgeführt werden.
Im Anschluss wird gemeinsam mit dem Kunden eine Vision des zu digitalisierenden Geschäftsbereichs/Geschäftsprozesses, erarbeitet und ein SMARTes Ziel definiert, das durch den (verbesserten) Prozess erreicht werden soll. Ebenso werden KPIs festgelegt, welche angewendet werden sollen.
Vision und Ziel werden anschaulich dokumentiert und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt.

Mit dieser Basis steht der erfolgreichen Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes nichts mehr im Weg!

Prozessconsulting bei Digitalisierungsprojekten: Vor der Entwicklung steht die Beratung