Kosteneinsparungen, Gewinnsteigerung, effizientere Prozesse und mehr Zeit für´s Kerngeschäft – das sind die Evergreens der Buzzwords mit denen Kunden immer wieder angesprochen werden. Anbieter für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen versprechen genau dieses und nicht selten alles auf einmal. Das Thema Digitalisierung ist gerade in Zeiten von Corona mit hohen Erwartungen verbunden. Unternehmen brechen Umsätze weg, Kosten sind zu hoch und Unternehmensprozesse sind für die neuen Herausforderungen zu langsam und ineffizient.
Dabei werden die Kundenanforderungen immer individueller, Mitarbeiter sitzen im Homeoffice und Lieferantennetzwerke werden größer und müssen koordiniert werden. Schaut man ins Netz, findet man eine Vielzahl von Anbietern, die vielversprechende Lösungen bieten, oft verbunden mit hohen Investitionskosten. Klar, die Digitalisierung von einem Geschäftsprozess braucht eine Menge Kompetenz und Entwicklungszeit. Doch lohnt sich ein solcher Invest auch für mein Unternehmen? Bekomme ich am Ende wirklich mehr Umsatz, spare ich wirklich Kosten ein?
Die gute Nachricht: Um dies herauszufinden, ist kein großer Invest notwendig. Mit einem Prototyp werden potentielle Prozesse einfach identifiziert und können zeitnah getestet werden. So bekommen Unternehmen eine Entscheidungsgrundlage, um in die richten Digitalisierungsprojekte investieren zu können. Zudem können Unternehmen so herausfinden, welche Digitalisierung wirklich die Lösung bringt: Der Prototyp kann bei Kunden und Mitarbeitern getestet werden und so wertvolles Feedback über die Funktionalitäten eingeholt werden, die in den weiteren Entwicklungsprozess einfließen. Was funktioniert? Was finden die Mitarbeiter gut? Was ist eine tatsächliche Entlastung? Der Prototyp ist die passgenaue Digitalisierung in klein, die in mehreren Schleifen weiterentwickelt wird, bis die optimale Lösung steht.
Ein Entwicklungsteam bei HDNET besteht grundsätzlich aus HDNET Mitarbeitern und Mitarbeitern des Kunden. Diese müssen kein Entwickler-Know-How besitzen, vielmehr geht es um einen Wissensaustausch. Die Mitarbeiter des Kunden kennen interne Abläufe und wissen, wo es Schwachstellen gibt. Dieser Input kann so laufend einfließen und Verbesserungen können gleich umgesetzt werden, da agil entwickelt wird. Ebenso profitieren die Mitarbeiter des Kunden von dem Wissen der HDNET Mitarbeiter, best practice Lösungen, und den Erfahrungen im UI / UX.
Mit diesem Team wird als erstes ein Kernprozess definiert, der prototypisch modelliert werden soll. Dies kann z.B. die Anbindung von Kunden in die Lieferkette sein oder Abfragen zum Lieferstatus, offenen und vergangenen Bestellungen, oder Bereitstellung von wichtigen Begleitinformationen wie Zertifizierungen und Informationen zur Nachverfolgbarkeit.
Damit direkt am Bedarf entwickelt wird und nur das umgesetzt wird, was tatsächlich eine Optimierung bringt, ist die Abfrage von Nutzerbedürfnissen ein wesentlicher Bestandteil ganz am Anfang des Projektes. Während des gesamten Entwicklungsprozesses werden kleine Entwicklungsschleifen gedreht, um hier schnell nachjustieren zu können.
Gestartet wird bei HDNET mit einem Workshop, in dem der Scope des Prototyps erarbeitet wird. Die Identifikation des geeigneten Prozesses und die Erarbeitung einer typischen Userstory stehen hier im Fokus. Basierend auf der Hauptzielgruppe wird hier die Sicht der Nutzer eingenommen und so Conversion-Killer auf der einen als auch Conversion-Booster auf der anderen Seite identifiziert und entsprechend berücksichtigt.
Aufbereitet wird der so entstandene Protoyp mit dem mobile first Ansatz, d.h. für mobile Endgeräte, damit der Prototyp flexibel bei Kunden, Lieferanten oder auch Mitarbeitern testbar ist. Ebenso ist der Prototyp über einen Link teilbar, sodass eine größere Stichprobe angesprochen werden kann.
Mit dem modularen Ansatz des Prototyps von HDNET können schnell entsprechende Prozesse in einer digitalen Version getestet werden: alle Elemente, die für die Erstellung des Prototyps benötigt werden, sind hier enthalten und können für alle relevanten Anforderungen zusammengestellt werden: Gesamte Prozesstrecken, komplexe Abfragen oder einfache Eingaben – alles ist möglich. Und um dem Endergebnis so nah wie möglich zu kommen, kann das Basis Kit flexibel an ein bestehendes Corporate Design angepasst werden, sodass ein möglichst realistischer Prototyp entsteht. Dieser Prototyp kann so bei Kunden, Mitarbeitern oder Lieferanten getestet und hierzu Feedback eingesammelt werden.
Mithilfe eines Fragebogens, welcher den gesamten Erstellungsprozess begleitet, werden Anhaltspunkte ermittelt, die besonders kritisch betrachtet werden sollten: Welche Funktionen und Inhalte werden vom Tester besonders kritisch betrachtet? Was funktioniert gut? Welche Funktion wird nicht verstanden? Was fehlt? Was kann verbessert werden und warum?
HDNET steht bei der Auswertung beratend zur Seite und empfiehlt Schwerpunkte, auf die bei der finalen Digitalisierung geachtet werden sollte.
Nach der Auswertung der Testergebnisse des Prototyps wird eine Handlungsempfehlung für ein weiteres Vorgehen inklusive QuickWins erstellt. In dieser Roadmap wird der tatsächliche Leistungsumfang für die Erstellung des digitalisierten Prozesses auf Basis der Auswertung des Prototyps definiert – von der Erarbeitung der Produktvision bis zur technischen Umsetzung wie die Erarbeitung der Plattformarchitektur.
Mit einem Prototyp sind die Vorteile einer Digitalisierung also direkt erlebbar und können getestet werden, bevor viel Geld in die Entwicklung investiert wird. Digitalisierung wird so greifbar gemacht und holt Kunden, Mitarbeiter und Stakeholder ab.